JOKOPOST | עיתון המאמרים והבלוגים המוביל בישראל

facebook twitter linkedin

הפקת חשבוניות מכל מחשב, מכל מקום

היתרונות הגדולים

הפקת חשבוניות מכל מחשב, מכל מקום צילום: Istock
אפריל 14
21:54 2019

כל בית עסק נדרש, על פי חוק, להגיש חשבוניות מס ו/או קבלות עבור תשלומים שהוא מקבל מלקוחות. את המסמכים הללו, אשר מופקים בדרך כלל טרם קבלת התשלום (חשבונית מס) ולאחריו (קבלה), יש לספק ללקוח – כשאתם מפיקים את המסמך (באופן ידני או ממוחשב) מיד עם ביצוע העסקה ונותנים אותו ללקוח – או, אם אתם מנהלים עסק שמאפשר ביצוע עסקאות מרחוק – שולחים את מסמכים הנהלת החשבונות בדואר או במייל לאחר הפקתם.

כאמור, על פי חוק נדרש כל בית עסק להפיק מסמכי הנהלת חשבונות מסודרים עבור כל עסקה שהוא מבצע. גם הלקוחות שלכם משתמשים בחשבוניות שהעסק מפיק עבורם, במיוחד אם אתם מגישים שירותים לעסקים.

עד לפני שנים מספר, הליך הפקת חשבוניות היה מבוצע באופן ידני בלבד. כל בית עסק היה מדפיס חשבוניות עם שם העסק ופרטיו בבתי דפוס (עוסק פטור רשאי, גם היום, להשתמש בפנקסי קבלות לא ממותגות שניתן לרכוש מוכנות), ממלא פרטי הלקוח והתשלום בכל ביצוע עסקה – ומספק ללקוח את המסמכים, ביד או בשליחתם בדואר.

במהלך השנה, נדרש כל עסק לסכם את ההכנסות אל מול ההוצאות. באותן חשבוניות המופקות ידנית, החישוב היה מבוצע גם הוא באופן ידני, בסכימה של כל מסמכי הנהלת החשבונות.

כיום, הרוב המכריע של עסקים בארץ, כמו גם בעולם, עבר להשתמש בשירותי הפקת חשבוניות באינטרנט. בכל מובן – שירות זה הוא נוח, יעיל, וזול יותר, ביחס לשיטה הישנה של הפקת חשבוניות ידנית. הפעם, נבחן את היתרון הגדול של הפקת חשבונית מכל מחשב, וניהול מסמכי הנהלת החשבונות שלכם בענן – מכל מחשב, בכל מקום בעולם.

היתרון הראשון – הפקת מסמכים גם מחוץ למשרד

חשוב לדעת – לפעמים עיתוי הפקת החשבונית ללקוח הוא קריטי. זה קורה בעיקר בימי סוף השנה ולעיתים גם בסוף החודש. מבחינה חשבונאית, בדרך כלל אין זה קריטי אם הפקתם חשבונית כמה ימים לאחר קבלת הכסף בפועל, מכיוון שחישוב תשלומי המס מבוצע בדרך כלל באופן דו חודשי – ותמיד בסוף השנה מבוצע עדכון תשלומי המס של הרווח הממוצע לחודש. ביחד עם זאת, אם אתם נעדרים מן המשרד לאורך זמן, אם אתם בוחרים לעבוד יום מהבית, אם שכחתם להפיק חשבונית ללקוח שממתין, או אם אתם בחופשה מפנקת בחו"ל כאשר במהלכה מתקבל תשלום – טוב לדעת, שאתם יכולים להפיק כל מסמך הנהלת חשבונות (בדרך כלל חשבונית מס, קבלה, או מסמך משולב של חשבונית מס קבלה, המסמל שאתם מפיקים חשבונית מס עבור תשלום שכבר בוצע), ולשלוח אותו ללקוח – ממש בלחיצת כפתור.

היתרון השני – אין צורך לסכום ידנית את ההכנסות

הפקת חשבוניות באינטרנט מאפשרת שליחת סיכום ההכנסות החודשי למנהל החשבונות באופן מקוון, וגם זה מתבצע בלחיצת כפתור. אם בעבר שמרתם עותק של החשבוניות ששלחתם ללקוח, ואת מצבור העותקים העברתם למנהל החשבונות אחת לחודש – כעת, תוכלו מכל מקום בארץ ובעולם, לשלוח סיכום נוח להתמצאות להנהלת החשבונות – וגם זה יתקבל על ידי מנהל החשבונות, באופן מיידי ואל כל מחשב, בכל מקום.

היתרון השלישי – דו"חות מפורטים בכל שלב, מכל מקום

דו"חות הנהלת חשבונות מאפשרים למנהל הפיננסי של העסק להבין מה קורה עם הכנסות העסק בכל חודש, בלחיצת כפתור. הפקת הדו"חות מתאפשרת גם היא ללא תלות במיקום – וזה אומר, שמנהל החשבונות לא חייב להיות במשרד מול הניירות והקלסרים שלו, על מנת לדעת את כל הפרטים אודות כל עסקה שבוצעה בעבר, כולל סיכום הכנסות לכל תקופה ועוד פרטים אודות הכנסות העסק. אם מנהל החשבונות שלכם נמצא ביום חופש מחוץ למשרד, ואתם חייבים הפקה של מסמך חשבונאי, סיכום, דו"ח או שאילתא כלשהיא בנוגע להכנסות בהווה או בעבר – מנהל החשבונות יכול להיכנס אל מערכת הפקת חשבוניות באינטרנט – בכל זמן, מכל מקום, להפיק בתוך רגעים ספורים כל דו"ח או מסמך שתבקשו – ולהעביר אותו אליכם, שוב, בלחיצת כפתור, אל תיבת הדואר האלקטרוני שלכם.

וכל זה – במחיר מופחת

אם לוקחים בחשבון את העלויות בהדפסת חשבוניות בבית דפוס ובשליחת חשבוניות ללקוחות – ניהול והפקת חשבוניות באינטרנט הוא לא רק שירות נגיש ויעיל יותר – הוא גם זול יותר. רמת האמינות של מסמכי הנהלת חשבוניות המאוחסנים בענן היא הרבה יותר גבוהה ביחס להפקת מסמכי נייר (שלא לדבר על קיימות, אקולוגיה, וידידותיות לסביבה).

אם כן, הפקת חשבונית באינטרנט מאפשרת שליטה מלאה בכלל ההכנסות ומסמכי הנהלת החשבונות – מכל מקום, בכל שעה, ועל ידי כל מי שמוסמך להיכנס לחשבון הארגון. הנהלת החשבונות הופכת קלה, זולה – וירוקה יותר.

על המחבר / המחברת

אין תגובות

אין תגובות

אין תגובות כרגע. תרצה להוסיף תגובה?

כתוב תגובה

כתוב תגובה

הוסף תגובה:

<

* אני מתחייב לפעול על פי תנאי השימוש באתר


התגובות יפורסמו לפי שיקול דעת העורך

כתבות נוספות

פוסטים אחרונים בעסקים-דברים בשם אומרם (יחסי ציבור)

יתר המאמרים במדור
Do NOT follow this link or you will be banned from the site!