JOKOPOST | עיתון המאמרים והבלוגים המוביל בישראל

facebook twitter linkedin
  • ראשי » 
  • IT
  •  » תהליכי אצווה – מה זה ולמה זה חשוב למנתחי מערכות

תהליכי אצווה – מה זה ולמה זה חשוב למנתחי מערכות

ריקוד המכונה (3)

תהליכי אצווה – מה זה ולמה זה חשוב למנתחי מערכות ארז כספי
מאי 20
19:30 2019

מאמר זה הינו האחרון בסדרת שלושה מאמרים המיועדים למנתחי מערכות ועוסקים באפיון טכני. אם לא קראתם את המאמרים הקודמים, שווה להעיף בהם מבט לפני שתמשיכו. במאמר זה ברצוני להסביר איך, לדעתי, על מאפיין לשלב תהליכי אצווה בתוצר האפיון שלו ואיך בדיוק כותבים אותם.

נתחיל בדוגמה: הלקוח שלנו רוצה להבטיח כי אנשי המכירות שלו ייצרו קשר עם לקוחותיהם אחת לחודש לפחות. ניתן לתת מענה לדרישה העסקית בכמה אופנים. אחת מהן היא דו"ח המציג את כל הלקוחות שלא יצרנו איתם קשר. דרך אחרת, מומלצת יותר, היא הפעלת תהליך אצווה שיאתר את הלקוחות שלא יצרנו איתם קשר בחודש האחרון וייצר לכל לקוח שיחת טלפון שתוקצה לאיש המכירות המטפל בלקוח.

ישנם יתרונות וחסרונות בכל שיטה. היתרון המשמעותי בתהליך האצווה הוא שהתהליך מנוהל ומונגש לאיש המכירות ולא נדרשים נוהלי עבודה ותהליכי בקרה מורכבים. אז איך מאפיינים זאת? במסמך האפיון שלנו יש להוסיף סעיף "תהליכי אצווה" ובסעיף זה לפרוט את כל תהליכי האצווה הרלוונטיים.

כל תהליך אצווה צריך לכלול את המאפיינים האלה:

  1. שם: שם קצר ותמציתי לתהליך
  2. טריגר: באיזו תדירות התהליך ירוץ – אחת ליום, כל כמה שעות, אחת לחודש וכדומה
  3. תיאור כללי: תיאור התהליך וההסבר העסקי להרצתו
  4. אוכלוסייה: הגדרת האוכלוסייה הרלוונטית לתהליך (לוגיקת שליפה)
  5. פעולה: הגדרת הפעולה הנדרשת לביצוע לכל מופע שאותר באוכלוסייה. יש לנסח את הפעולה בצורה מובנית ככל האפשר (רצוי באמצעות פסאודו קוד: אם אז)

דוגמה:

שם: xyz (שם משמעותי)

טריגר: תהליך לילי Daily

תיאור כללי: תהליך יומי שמייצר משימות לאיש המכירות לשם מעקב אחר לקוח קיים

אוכלוסייה: כל הלקוחות (account) שעומדים בקריטריונים האלה:

  1. מצב (Statecode) = פעיל וגם
  2. ללקוח לא מקושרת פעילות מסוג שיחת טלפון שנוצרה ב-30 יום האחרונים

פעולה: לכל מופעי הלקוח שהתקבלו יש לייצר משימה (task) על פי חוקי ההשמה האלה:

  1. Subject = "מעקב אחר לקוח:" + שם לקוח
  2. Regarding = Lookup ישות לקוח
  3. Due = תאריך היום
  4. Ownerid = איש המכירות המטפל בלקוח, כלומר ownerid

מתי מומלץ להשתמש בזה?

  1. מימוש תהליכי בקרה, בדומה לדוגמה למעלה
  2. חישובים מורכבים, למשל חישוב ערך לקוח לפי הכנסות מהלקוח
  3. דרישה עסקית, למשל לקוח מבקש לבצע פעולה מחדש בכל תקופת זמן
  4. סנכרון נתונים ממאגרים חיצוניים, למשל עדכון נתוני לקוחות ממערכת ליבה

דגש חשוב:

אם הגדרנו כמה תהליכים, נידרש להגדיר תלויות ביניהם, כלומר תהליך מסוים תלוי בסיום מוצלח של התהליך הקודם לו. אם התהליך הקודם לא הסתיים בהצלחה, אזי התהליך הנוסף לא ירוץ. כמו כן יש לקבוע את סדר הריצה – התהליכים צריכים לרוץ זה אחרי זה בלי תלות, כלומר גם אם התהליך הראשון ייכשל, התהליך השני ירוץ אחריו.

למשל אם הגדרנו שני תהליכים:

  1. יצירת מעקב אחר לקוח קיים
  2. סגירת לקוחות לא פעילים

במקרה כזה נרצה להגדיר כי תהליך סגירת לקוחות לא פעילים צריך לרוץ לפני תהליך יצירת מעקב, משום שאין היגיון ליצור משימת מעקב ללקוח שנרצה לסגור, ולכן נוכל להגדיר באפיון תלויות וסדר ריצה. שם התהליך הראשון יהיה סגירת לקוחות לא פעילים, הוא אינו תלוי בתהליך קודם כלשהו והוא הראשון בסדר הריצה. שם התהליך השני יהיה יצירת מעקב אחר לקוח קיים, הוא תלוי בתהליך קודם – סגירת לקוחות לא פעילים – והוא שני בסדר הריצה.

על המחבר / המחברת

Avatar

ארז כספי

מנתח מערכות בכיר בחברת "מטריקס".

4 תגובות

  1. יורם
    יורם מאי 20 2019, 20:56
    כאיש ניתוח ןתכנון מערכות מידע

    זה מעניין. לא בטוח שרוב הגולשים יבינו.

    השב לתגובה
    • ארז
      ארז מאי 21 2019, 08:00
      תודה על התגובה

      בהחלט. ידבר יותר לאנשים מעולם מערכות מידע

      השב לתגובה
  2. וותיק ומנוסה
    וותיק ומנוסה מאי 22 2019, 10:56
    מערכות מידע קמות ונופלות לא בגלל דברים טכניים

    ומתודולוגיות. אלא בגלל טעויות ניהוליות בקבלת ההחלטות העקרוניות בקשר למערכות הללו.

    השב לתגובה
  3. מהענף
    מהענף מאי 25 2019, 11:04
    תמיד אני אומר לאנשים

    אם אתם רוצים לדעת מי הוא איש בענף המחשוב תשאל אותו אם הוא יודע מה פירוש אצווה
    רק אנשים מהבראנז'ה מכירים את המילה

    השב לתגובה

כתוב תגובה

הוסף תגובה:

<

* אני מתחייב לפעול על פי תנאי השימוש באתר


התגובות יפורסמו לפי שיקול דעת העורך

כתבות נוספות

פוסטים אחרונים בIT

יתר המאמרים במדור
Do NOT follow this link or you will be banned from the site!