JOKOPOST | עיתון המאמרים והבלוגים המוביל בישראל

facebook twitter linkedin

סוד הזמן הנעלם

מכון כושר ליעילות – מתחילים לנהל את הזמן

סוד הזמן הנעלם צילום: Hydrargyrum he.wikipedia.org
ינואר 01
09:30 2015

אנו חיים בעולם עמוס לבלי די, ופעמים רבות נשאבים לאלפי הסחות דעת ופוסחים על הדברים החשובים לנו. כשלפתע אנו מוצאים את עצמנו הרחק מהמטלות הגדולות שיצרנו לנו בתכנון האסטרטגי, אנו מתלוננים בפליאה רבה: "לאן נעלם הזמן? אני לא מספיק לבצע חצי מהמטלות שתכננתי". קרה כבר שתהיתם ביניכם לבין עצמכם מי מנהל את מי – אתם את הזמן או להפך?

אם כן, ברוכים הבאים למכון כושר ליעילות. יעילות אישית ועסקית היא מיומנות נרכשת – בדיוק כפי שניתן לבנות שריר באימון כושר, אפשר לשפר את היכולת שלנו להיות יעילים ומדויקים יותר יחסית למצבנו כעת. המתכון לשיפור המיומנות מורכב מהתמדה ומרכישת כלים פשוטים שיעזרו לסגל דפוסי התנהגות רלוונטיים וליישמם.

בבסיס ארגז הכלים מונח סדר היום בעבודה. סביבת העבודה משפיעה ישירות על יעילותנו. רצוי מאוד שתהיה נקייה ומסודרת. תחביבים אדמיניסטרטיביים כגון איסוף ערמות ניירת למשך זמן ארוך פוגעים ביעילות, גם אם יש בהם מעין הנאה מוזרה… חשוב למיין ולנקות ניירת מיותרת בפרקי זמן קבועים, ולבסס שיטת תיוק פשוטה ומובנת לכולם שתיושם על כל הניירת למיניה. ודאו שאתם עובדים עם ציוד חדיש, מהיר ויעיל ועם שרת דואר אלקטרוני חזק ואמין. לבסוף, עזרים לניהול זמן, כגון יומן משרדי, תוכנות יומן ודואר, מחשבי כף יד, מכשיר נייד ופתקים יכולים להיות לעזר רב בארגון אפקטיבי. מצאו את העזרים שעובדים הכי טוב עבורכם בנושאי ניהול זמן, כתובות, מטלות ותקשורת יעילה עם העולם.

חשוב לבחון את ההרגלים הבונים את ההתנהלות היום-יומית ולבדוק מי מהם משרת אותנו באמת. בחינת ההרגלים עשויה לסייע לכם להיפרד מאלה שאינם משרתים אתכם ולאמץ הרגלים יעילים. לדוגמה פתיחת היום וסיומו בהתמקדות על המטרות החשובות, תגובה לטלפונים ולדואר אלקטרוני על-פי רמות דחיפות וחשיבות, אסרטיביות בניהול שיחות ובסיומן וקיום פגישות במקומות המאפשרים לכם שליטה על הזמן.

כמו כן, יש לשים לב להרגלי הגוף. לאחר שינה טובה הריכוז גבוה יותר. זמן שינה אידאלי הוא שמונה שעות, המינימלי הוא שש שעות. יתרה מכך, לכל אדם שעות שבהן תפקודו אופטימלי. בין שאתם אנשי בוקר בין שאתם אנשי לילה, כוונו את עצמכם לעשייה בשעות אלה. כדאי לאכול ארוחות קלות כל שעתיים. אלה משמרות ערנות ויעילות מארוחה כבדה במיוחד. ולבסוף – תזכורת: פעילות גופנית מעלה את הריכוז ומעוררת.

מההיבט האסטרטגי, יש לזכור כי האופן שבו אנו מנהלים את זמננו הוא שיקוף של האופן שבו אנו חושבים. כאשר ברור לנו, מבחינה אישית ומבחינה עסקית, מהו החזון שלנו, מהן מטרותינו ומהם יעדינו, אזי אנו ממוקדים. וכאשר אנו ממוקדים, היעילות עולה וההישגים לא מאחרים להגיע. הנה דוגמא מהשטח: במהלך ייעוץ עבור חברה המספקת שירותי תמיכה לרשתות מחשבים, התברר כי החברה נהנית מהכנסות לא מבוטלות ממכירת ציוד. היות שהגדרתה המקורית של החברה הייתה "ספקית שירות", היה צורך לחדד את הגדרת העיסוק: "ספקית שירות או ציוד". ניתוח רווחיות העלה כי הרווח הגדול יותר התקבל ממתן שירות, והיות שמכירת הציוד הסתכמה במספר מצומצם של דגמים, הפתרון היצירתי היה הקמת אתר אינטרנט למכירת הציוד. המשמעות האסטרטגית הייתה אדירה: העובדים השקיעו יותר מזמנם במתן שירות ופחות במכירת ציוד וייעלו מאוד את ניהול הזמן שלהם, והחברה הושפעה לטובה.

לכן סוף מעשה במחשבה תחילה. במשך היום אנו מבצעים פעולות מגוונות. רובן, למעשה, נעשה מתוך הרגל וללא מחשבה תחילה. כך קורה שחלק גדול מזמננו נמצא מחוץ לשליטתנו ואנו מוצאים עצמנו מפיקים אך מעט מיכולותינו האמתיות. אז תחליטו אתם – מי ינהל את מי? הזמן אתכם או אתם את המציאות?

תגיות
שתף

על המחבר / המחברת

Avatar

תומר הנדל

מרצה במכללת ספיר ובמוסדות אקדמיים אחרים. עוסק בייעוץ ובליווי אסטרטגי. מומחה וחוקר בתחום האינטרנט.

2 תגובות

  1. דובב
    דובב ינואר 04 2015, 22:01
    נושא מעניין

    אשמח לעוד כתבות

    השב לתגובה
  2. ישראל
    ישראל ינואר 04 2015, 22:15
    שאפו תומר

    כל הכבוד, הצלחת להביא את תמצית ועיקר הדרך לתכנון וייעול הזמנים. רוב בני האדם כלל לא מודעים לנקודה חשובה שהעלית והיא שעות היעילות אשר שונות מאדם לאדם. כמו כן גם את נושא הכושר הגופני וההתייעלות האנרגטית של האדם. ושוב, שאפו, כתמיד

    השב לתגובה

כתוב תגובה

הוסף תגובה:

<

* אני מתחייב לפעול על פי תנאי השימוש באתר


התגובות יפורסמו לפי שיקול דעת העורך

כתבות נוספות

פוסטים אחרונים בהגיגים

יתר המאמרים במדור
Do NOT follow this link or you will be banned from the site!